Deset koraka ka implementaciji EDI poruka

Ovo je presudno za sprovođenje uspešne pripreme, jer neophodno je da menadžment obezbedi potrebne ljudske i finansijske resurse. Mendžment treba da razume osnovne princip i koristi koje donosi primena GS1 EDI standarda. Treba da budu svesni da primena GS1 EDI standarda može da poboljša usluge prema partnerima koji će biti zadovoljniji, kao i efikasnost u lancu snabdevanja, da smanji troškove i da optimizira sredstva.

Stupite u kontakt sa vašom nacionalnom GS1 organizacijom . Većina njih ima eksperte za određenje tehničke oblasti, a takođe i za GS1 EDI. Proverite ko će biti vaš kontakt za GS1 EDI. Kontakt za korisničku kompaniju koja traži podršku u primeni standarda je uvek nacionalna GS1 organizacija. Ukoliko njeni eksperti nisu u mogućnosti da pomognu direktno, oni imaju pristup globalnoj mreži eksperata za GS1 EDI iz ostalih nacionalnih GS1 organizacija i kompanija korisnika. GS1 ima preko 100 nacionalnih organizacija članica i opslužuje preko milion kompanija u preko 150 zemalja. Kompanije koje se nalaze u zemljama koje nemaju svoju GS1 nacionalnu organizaciju mogu direktno kontaktirati GS1 Global office.

GS1 identifikacioni ključevi se koriste u svim GS1 standardima, u fizičkom protoku robe, na primer, kodirani u bar kodove i u protoku informacija odnosno poslovnih podataka. Bez njih, nemoguće je koristiti GS1 EDI standarde. GS1 identifikacioni ključevi se koriste upotrebom GS1 kompanijskog prefiksa  koji se može dobiti od GS1 nacionalne organizacije u vašoj zemlji. GS1 identifikacioni ključevi koji se kreiraju upotrebom istog GS1 kompanijskog prefiksa su:

• GLN –  Globalni lokacijski broj , koji identifikuju strane i lokacije i koristi se u svim GS1 EDI porukama

• GTIN –  Globalni broj trgovinske jedinice , koji identifikuje artikle i usluge i koristi se u svim GS1 EDI porukama. 

• Ostali brojevi za posebne aplikacije, na primer za identifikaciju logističkih jedinica ili sredstava.

Ukoliko niste sigurni da li je vaša kompanija članica GS1 i da li već imate kompanijski prefiks, kontaktirajte vašu nacionalnu GS1 organizaciju da bi ste saznali ko je osoba za kontakt sa GS1 u vašoj kompaniji.

GS1 obezbeđuje raznovrstan edukativni materijal u vezi sa GS1 eCom standardima. Većina od njih, uključujući i on-line kurseve za obuku, raspoloživi su vam preko vaše nacionalne GS1 organizacije koja takođe organizuje i klasične obuku na lokalnom jeziku.

GS1 obezbeđuje dve grupe GS1 eCom standarda:

• GS1 EANCOM®  – je GS1 standard za "klasičan" EDI, jednostavan podskup UN/EDIFACT
• GS1 XML  – koristi XML za razmenu poslovnih dokumenata preko interneta

Novim korisnicima GS1 EDI, GS1 preporučuje upotrebu GS1 XML, ali ukoliko su vaši partneri već korisnici GS1 EANCOM® , možda će vas zamoliti da sledite njihov izbor. GS1 EANCOM® ima ogromnu korisničku bazu širom sveta što treba uzeti u obzir prilikom izbora grupe GS1 eCom standarda. Treba imati na umu da GS1 neće podržavati GS1 EANCOM® tako dugo u budućnosti.

Brojne GS1 nacionalne organizacije rade sa svojim kompanijama korisnicima na stvaranju šema GS1 eCom standardnih poruka za određene oblasti u svojim zemljama kao što je, na primer, u oblasti "Uradi sam" u Holandiji.

Šeme su podgrupe poruka u potpunosti kompatibilne sa "glavnim" standardom. One su usvojene za potrebe ciljnih korisničkih grupa, na primer, biraju se samo određene opcione komponente poruke. Dokumentacija ovih šema često sadrži preporuke za primenu u određenim oblastima ili korisničkim grupama i poziva se na Uputstva za primenu poruka.

Korisničke grupe mogu da kreiraju šeme na internacionalnom nivou za svoju oblast, na primer, "Upstream" grupa razvija GS1 standard za integraciju u lancu snabdevanja između proizvođača i njihovih dobavljača sirovina. Takođe postoji Uputstvo za primenu opštih GS1 EDI poruka.

Najbolji način da proverite koja vrsta dokumentacije već postoji za vašu oblast/zemlju/izabranu tehnologiju, jeste da kontaktirate vaše  GS1 poslovno udruženje .

GS1 eCom standardi razvijeni su na osnovu realnih zahteva korisnika i analizirani od strane korisničkih kompanija, tako da oni pokrivaju sve ili većinu informacija koje se razmenjuju između partnera. Ukoliko postoje neke razlike između zahteva korisnika i podataka koji su pokriveni određenim porukama, shodno tome, standard treba izmeniti.

Važno je naglasiti da poslovni termini koji se koriste u vašoj kompaniji i GS1 mogu biti drugačiji, dok je, sa semantičkog aspekta, sadržaj elemenata podataka identičan. Zbog toga treba napraviti poređenje između definicija podataka, pre nego i samo između poslovnih termina.

Definicije podataka mogu se pronaći u  Globalnom rečniku podataka  (GDD).

Ukoliko identifikujete razlike između podataka koji su vam potrebni i onih koji su pokriveni GS1 porukama, potrebno je da uputite Zahtev za izmenom (CR) na GS1, deo za usluge koji se zove Proces upravljanja globalnim standardima (GSMP), radi izmene poruke ili zahtev za kreiranje nove poruku. Zahtev za izmenom može se uputiti direktno na sajt GSMP, ali savetujemo da kontaktirate vašu nacionalnu GS1 organizaciju da vam pomogne oko sastavljanja i upućivanja Zahteva za izmenom.

Ukoliko izmene treba primeniti na lokalnom nivou, tada Zahtev za izmenom treba poslati na adresu nacionalne GS1 organizacije koja će identifikovati korisničku radnu grupu za rad na tom zahtevu.

Usaglašavanje osnovnih podataka je neophodan korak u primeni eCom, jer se osnovni podaci ne ponavljaju u transakcionim porukama. Na njih jednostavno upućuju standardni identifikacioni ključevi. Na primer, naziv i adresa kupca ili prodavca se ne pominju u dokumentu Otpremnica, ali na njih upućuju globalni lokacioni brojevi (GLN).

Ovaj pristup omogućava da se uklone suvišni podaci iz transakcionih poruka i na taj način osigura efikasan protok informacija i značajne uštede, kao i integracija elektronskog prenosa podataka sa fizičkim tokom robe. GS1 obezbeđuje standarde za razmenu osnovnih podataka

Postoje tri osnovna načina da se razmene osnovni podaci:

• U najjednostavnijem obliku, osnovni podaci se mogu slati putem emaila ili faksom. Ovo rešenje može odgovarati kompanijama koje nemaju iskustva u korišćenju eCom standarda. U kasnijoj fazi primene, kada kompanija već ima postavljenu infrastrukturu za eCom, treba koristiti standarde za osnovne podatke.
• Razmenjivanje poruka sa osnovnim podacima na bilateralnom nivou, između partnera koji su učesnici u eCom razmeni. Kada se razmenjuju pojedini podaci, treba ponovo poslati odgovarajuću poruku, uključujući i izmene.
• Bilateralna razmena funkcioniše vrlo dobro za ograničen broj partnera, ali kada se broj partnera uveća, postaje teže. GS1 nudi rešenje u vidu Globalne mreže za sinhronizaciju podataka, gde partneri mogu objaviti svoje podatke. Njihovi partneri biće automatski obavešteni o nastalim izmenama

Pre nego započne razmena GS1 EDI poruka, treba napraviti određene tehničke pripreme.

Prvo, vaša kompanija treba da nabavi softver ili da obezbedi uslugu koja podržava GS1 EDI standarde i koja može odgovoriti vašim potrebama. GS1 ne preporučuje tačno određeni proizvod, jer tržišna neutralnost je jedan od njenih osnovnih principa, ali vaša nacionalna GS1 organizacija može da obezbedi listu kompanija koje nude ove proizvode i usluge.

Kada instalirate softver, treba uneti podatke u vaše interne baze, na primer u ERP (Enterprise Resource Planning)

Vaši poslovni partneri treba da znaju koji su to tehnički zahtevi potrebni kod razmene podataka sa vašom kompanijom. Ova informacija se može razmeniti u formi Sporazuma o razmeni. Ovo je vrlo važan korak, različite organizacije za standarde obezbeđuju posebne instrukcije za takvu razmenu i obrasce za Sporazum o razmeni.

Jednom kad se postigne sporazum između partnera, potrebno je testirati vašu infrastrukturu. Treba testirati i sadržaj poruka i stvarnu komunikaciju.

Mnoge GS1 nacionalne organizacije nude različite usluge u vezi sa GS1 EDI primenom, na primer testiranje poruka, sertifikacija, GS1 EDI infrastrukturu za prenos malog broja poruka, itd. Upoznavanje sa ovim uslugama pomoći će vam u sprovođenju primene. Kada su rezultati svih testova pozitivni, spremni ste da započnete razmenu poruka i da uživate u benfitima koje donosi GS1 EDI.